KI-Individuallösungen

Wir bauen KI-Funktionen in die Systeme ein, in denen ohnehin gearbeitet wird — und sagen Ihnen vorher, ob sich das für Ihren Prozess rechnet.

Was wir damit konkret bauen

Nicht ein Werkzeug, das neben dem Arbeitsplatz steht, sondern Funktionen an der Stelle, an der der Vorgang ohnehin bearbeitet wird:

Dokumente auslesen und einordnen

Lieferscheine, Rechnungen, Prüfprotokolle, gescannte Aufträge. Aus einem Bild oder PDF werden Felder, die im System landen — statt abgetippt zu werden.

Angebote und Texte vorbereiten

Ein Entwurf entsteht aus Stammdaten, Preisliste und den Vorgaben des Vorgangs. Kontrolliert und freigegeben wird er weiterhin von einem Menschen.

Anfragen vorsortieren

Eingehende E-Mails und Formulare werden eingeordnet, mit dem passenden Vorgang verknüpft und an die zuständige Stelle geleitet.

Unstrukturierte Daten strukturieren

Wissen, das in E-Mail-Verläufen, Notizen und alten Dokumenten steckt, wird durchsuchbar und auswertbar gemacht.

Dazu kommt in fast jedem Projekt die Anbindung an das, was schon da ist: ERP, Warenwirtschaft, Dokumentenablage, Zeiterfassung.

Drei Fragen entscheiden, ob es sich rechnet

Bevor über Technik gesprochen wird, lässt sich die Frage fast immer an drei Punkten klären:

Läuft der Prozess oft genug?

Automatisierung amortisiert sich über Wiederholung. Ein Vorgang, der zweimal im Monat vorkommt, lohnt keine Eigenentwicklung — egal wie lästig er ist. Einer, der täglich dutzendfach läuft, lohnt sie fast immer, auch wenn er einzeln nur Minuten kostet.

Kann jemand den Prozess vollständig beschreiben?

Das ist die Hürde, an der die meisten Vorhaben hängenbleiben — nicht an der Technik, sondern daran, dass drei Abteilungen drei verschiedene Antworten geben. Ein Prozess, den niemand aufschreiben kann, lässt sich auch nicht automatisieren.

Braucht der Prozess Daten, die kein Standardprodukt kennt?

Wenn nein, kaufen Sie ein Abo und sparen sich den Rest. Wenn ja, geht es weiter — dann allerdings mit der Frage, wie diese Daten überhaupt erreichbar werden.

Drei Mal ja heißt: Eigenentwicklung lohnt sich vermutlich. Zwei Mal ja heißt: erst den fehlenden Punkt klären. Ein Mal ja heißt: lassen Sie es. Ausführlich mit Begründung steht das im BeitragWann sich individuelle KI-Lösungen rechnen.

Wie ein Projekt abläuft

1. 01

   Erstgespräch

   Sie schildern einen Prozess, der Zeit kostet. Wir sagen Ihnen, ob Automatisierung dafür in Frage kommt. Eine halbe Stunde, unverbindlich.

2. 02

   Vorprojekt

   Der Prozess wird so aufgeschrieben, dass alle Beteiligten dasselbe darunter verstehen, und die Datenlage wird geprüft. Am Ende steht eine Empfehlung — auch dann, wenn sie gegen die Umsetzung ausfällt. Das Ergebnis gehört Ihnen, unabhängig davon, wer danach entwickelt.

3. 03

   Umsetzung

   Entwicklung in kurzen Abständen mit echten Vorgängen statt Testdaten. Eingebaut in das System, in dem ohnehin gearbeitet wird.

4. 04

   Betrieb

   Wartung und Weiterentwicklung, solange die Lösung im Einsatz ist. Modelle und Schnittstellen ändern sich; die Lösung muss das aushalten.

Der teuerste Teil ist die Anbindung, nicht das Modell

Es hält sich die Vorstellung, ein KI-Projekt bestehe im Wesentlichen darin, ein Modell auszuwählen. Tatsächlich ist das der kleinste Posten. Der Aufwand entsteht davor und danach: Die Daten müssen erreichbar sein, und das Ergebnis muss dort landen, wo damit weitergearbeitet wird.

Ein ERP mit dokumentierter Schnittstelle ist ein anderer Fall als eine Branchensoftware, deren Hersteller seit Jahren nicht mehr erreichbar ist. Wenn Sie Angebote vergleichen, achten Sie deshalb weniger darauf, welches Modell jemand vorschlägt, und mehr darauf, ob im Angebot steht, welche Systeme angebunden werden und ob es dafür Schnittstellen gibt.

Fehlen sie, steht zuerst dieAblöse des Altsystems an. Das ist der Zusammenhang zwischen unseren beiden Leistungen: Die eine schafft die Voraussetzung für die andere.

Was der EU AI Act für den Aufwand bedeutet

Der AI Act stuft Anwendungen nach Risiko ein. Der Großteil dessen, was im Mittelstand gebaut wird — Angebote entwerfen, Dokumente einordnen, Anfragen vorsortieren — fällt in die niedrigste Stufe und bringt vor allem Transparenzpflichten mit sich.

Anders liegt der Fall, sobald ein System über Menschen entscheidet oder Entscheidungen vorbereitet: Bewerbungen vorsortieren, Kreditwürdigkeit bewerten, Leistung beurteilen. Solche Anwendungen gelten als hochriskant und bringen Dokumentations-, Protokollierungs- und Aufsichtspflichten mit sich, die den Aufwand deutlich erhöhen. Wir klären die Einstufung, bevor entwickelt wird — sie ist ein Posten in der Kalkulation, keine juristische Feinheit.

Wofür wir nicht zuständig sind

• Wir trainieren keine eigenen Sprachmodelle. Wir setzen bestehende Modelle ein und bauen sie in Prozesse ein.
• Wir bauen keine Chatbots, die neben dem Arbeitsplatz stehen und dieselben Daten noch einmal von Hand brauchen.
• Wir übernehmen keine Rechtsberatung. Zum EU AI Act nennen wir den Stand der Regelung, nicht eine Rechtsauskunft.